Eens je nota inhoudelijk afgeklopt is en ze de uitgebreide kwaliteitscheck heeft doorlopen, kan je aan je aan de eindredactie van versie 1.0 beginnen. We spreken van versie 1.0 omdat je nota in het finale proces nog enkele veranderingen kan doormaken (zie verderop).
Voor de redactie spreek je het best één eindredacteur aan. Hij of zij moet ervoor zorgen dat het plan als eindproduct leesbaar en overzichtelijk is. Na de redactie is het goed dit document te laten nalezen door een ‘buitenstaander’ die niet in het planningsteam of stuurgroep zat. Bijvoorbeeld een sympathisant van de organisatie of iemand die de organisatie niet vanbinnen kent, maar wel affiniteit heeft met minstens het jeugdwerk. Een complete leek is geen goede optie, want zowel de lezer van het Departement Cultuur, Jeugd en Media als de leden van de adviescommissie zijn dat ook niet en hebben de nodige voorkennis. Deze ‘buitenstaander’ zal waarschijnlijk nog wel enkele opmerkingen hebben over de verstaanbaarheid, consistentie enzovoort en op basis van die feedback kan je nog belangrijke verbeteringen doorvoeren.
Vormvereisten Departement Cultuur, Jeugd en Media (DCJM).
In de leidraad voor de beleidsnota’s in periode 2018-2021 zijn voor het eerst een maximum aantal pagina’s opgenomen. Dit maximum wordt ook voor de periode 2022-2025 behouden. Waar vroeger het aantal pagina’s van een beleidsnota varieerde tussen de 30 en 200 pagina’s, is elke vereniging verplicht haar nota te beperken tot maximum 50 A4 pagina’s (met een gebruikelijk lettertype van puntgrootte 11).
In je eindredactie, en liefst al wat vroeger, hou je rekening met de vormvereisten die door de afdeling Jeugd in haar leidraad opgelegd worden. In het verleden werd er eveneens een maximum aantal pagina’s opgelegd per onderdeel/hoofdstuk. Deze opdeling is nu verlaten voor de periode 2022-2025. Enkel voor het belangrijkste stuk, je doelstellingen kader wordt een maximum opgelegd van 30 pagina’s. Alle andere onderdelen ben je vrij te kiezen in volume, plaats of volgorde waarin je dit zet.
Deze onderdelen worden verwacht opgenomen te worden:
- een inleidend hoofdstuk
- de doelstellingen voor de beleidsperiode (het inhoudelijk concept en de concrete uitwerking)
- een toelichting bij eventuele samenwerking en netwerking
- informatie over het bereik van de vereniging
- informatie over het door haar gevoerde gelijkekansenbeleid
- informatie over de wijze waarop de vereniging inspeelt op de kansen die de stedelijke context biedt voor vernieuwende initiatieven en op de maatschappelijke uitdagingen die zich in het bijzonder in steden voordoen,
een toelichting bij de begroting - De begroting zelf is een apart document
- Tenslotte wordt het vanaf 1 januari 2022 voor erkende verenigingen verplicht om een aanspreekpunt integriteit te organiseren en een integriteitsbeleid te voeren. (Dit hoeft niet apart beschreven te worden in een onderdeel, maar mag ook opgenomen worden in het doelstellingenkader).
Wat als je de vormvereisten overschrijdt?
Omdat een beleidsnota niet enkel te schrijven is omdat het moet vanuit de regelgeving, maar ook omdat het een organisatorisch belangrijk instrument is (zie ook 0.1 Waarom een beleidsplan?) raden we aan om je in eerste instantie niet te laten beperken door de vormvereisten maar alle doelstellingen zo volledig mogelijk uit te schrijven. Eenmaal je deze volledige versie hebt kan je wel de vormvereisten ernaast leggen en kijken waar je kan inkorten om wel aan de vormvereisten te voldoen. Mogelijks kan dit betekenen dat je met twee versies zal eindigen: een uitgebreide beleidsnota en een ingekorte versie die voldoet aan de vormvereisten om in te dienen bij het Departement CJM. Slaag je er toch in om je beleidsnota te beperken tot het maximum aantal pagina’s is dit natuurlijk nog beter, het maakt immers een compact en leesbaar document voor je eigen medewerkers of externe (stakeholders).
Versie 1.0: definitief!?
Zoals meermaals herhaald dient de beleidsnota niet enkel om in te dienen bij het Departement CJM om je variabele subsidies aan te vragen, maar wordt het ook een handleiding om je organisatie de komende vier jaar vorm te geven. Het wordt als het ware jullie nieuwe bijbel. Je zal de beleidsnota bijvoorbeeld vaak gebruiken om nieuwe medewerkers in te werken, je vrijwilligers op de hoogte te stellen of (nieuwe) externe stakeholders kennis te laten maken met de werking van je organisatie.
Lukt het je om jouw versie 1.0, die je zal indienen, ook meteen te voorzien van een mooie layout, heldere structuur en grote leesbaarheid voor iedereen? Dan heb je tijd gewonnen. Maar in de meeste gevallen zal je naderhand afgeleiden van je beleidsnota maken zoals bijvoorbeeld in de vorm van werkinstrumenten voor je medewerkers of een vertaling voor je doelgroep of externe stakeholders. Bovendien weet je nu nog niet of je alle doelstellingen zal kunnen verwezenlijken waarvoor je middelen vraagt via het decreet Jeugd- en kinderrechtenbeleid. Pas na toewijzing van je bedrag, de onderhandeling en definitief vastleggen van je subsidieovereenkomst zal het duidelijk worden welke definitieve keuzes er gemaakt worden voor de toekomst. Meestal doe je er dan ook goed om een versie 2.0 te maken op basis van deze definitieve toewijzing (Zie ook 7.4 Overeenkomst + 1.0 of versie 2.0). Het is dus niet noodzakelijk om nu al veel tijd in je lay-out te steken voor de lezers van het Departement CJM en de leden van de adviescommissie. Wel blijft het uiteraard belangrijk dat er een minimale mooie lay-out is die ervoor zorgt dat voor deze lezers je beleidsnota helder, gestructureerd en duidelijk leesbaar is.
Tips voor je eindredactie
De communicatiemedewerker Dorien van De Ambrassade kwam op de vorming van donderdag 10 september 2020 enkele tips mee geven voor je eindredactie. Je kan haar presentatie hier vinden. We sommen enkele van haar tips hieronder op.
- Hou je doelgroep goed voor ogen tijdens het schrijven. Voor deze versie die je indient is dat de administratie (Dossierbeheerders van het Departement Cultuur, Jeugd en Media) en leden van de adviescommissie.
- Betrek op tijd de eindredacteur (bv. je communicatiemedewerker), want eindredactie vraagt ook veel tijd.
- Zorg voor een goede structuur.
- Maak je tekst scanbaar (titel, ondertitel, quote, worden in vet, opsomming in bullets,).
- Benoem je linken: Iets opgevallen tijdens je omgevingsanalyse waar je op inspeelt? Zeg het!
- Maak gebruik van tekeningen, afbeeldingen, illustraties of icoontjes die je verhaal ondersteunen (maar overdrijf niet of offer je kostbare pagina’s hier niet teveel voor op).
- Schrijf eenvoudig (eenvoudige zinnen, vermijd teveel vakjargon die anderen niet begrijpen).
- Gebruik actieve werkwoorden.
- Doe beroep op de feedback van een externe lezer.
- …
De kunst van hetschrijven issteeds zoveel teschrappendat duidelijk wordt wat bedoeld is.
Goedkeuren en feestje bouwen!
De laatste stap is de goedkeuring door de statutaire organen binnen je organisatie. Als het proces goed verlopen is, zijn bijvoorbeeld de bestuurders al op de hoogte van de grote lijnen of was wellicht minstens één bestuurder lid van het planningsteam of de stuurgroep. Maar nu je een definitieve versie hebt is het ook tijd om deze formeel goed te keuren om vervolgens in te dienen bij de overheid.
We kunnen niet genoeg benadrukken dat je hier best een feestmoment van kan maken, met je bestuurders, je medewerkers en/of vrijwilligers! Zulk een lang proces, zoveel zwaar werk dat jullie hebben verzet vraagt om een stevige beloning!