Wanneer je de moeilijke beslissingen genomen hebt en je een subsidieovereenkomst hebt afgesloten met de administratie, dan ben je klaar om aan de uitvoering van je nota te beginnen.
Vooraleer je echt van start gaat, moet je wel nog beslissen wat je met je nota doet. In de onderhandeling en overeenkomst met de administratie is het niet ondenkbaar dat je niet al je wensen kan thuis halen. Het budget voor jeugdwerk is beperkt, of je dat nu wil of niet, en de administratie is noodgedwongen streng in het toekennen van subsidiebedragen. Mogelijks ontvang je hierdoor niet het volledige bedrag dat je in de begroting voorzien hebt. De vraag is wat je daar mee doet: Behoud je de nota zoals je die indiende (versie 1.0) of voer je aanpassingen door (werken naar 2.0)?
Vasthouden aan versie 1.0 in zijn totaliteit
Je zou kunnen vasthouden aan de eerste versie van je beleidsnota en alle strategische en operationele doelstellingen met bijhorende acties en indicatoren behouden. Dit is een optie. Bedenk je daarbij wel steeds dat dit een werklastverhoging betekent voor je personeel: je behoudt immers de inspanningen, maar werkt met minder middelen of ga je ze elders zoeken. Gezien je grondige beleidsplanningsproces en de energie die je stak in het berekenen en verdelen van mensen en middelen, moet je jezelf de vraag stellen of een hogere werklast werkbaar en wenselijk is of dat je extra (financiële) middelen hiervoor kan inschakelen.
Minimale aanpassingen doorvoeren
Eventueel zet je in op kleinere inspanningen en verlaag je je indicatoren. Je legt de lat wat minder hoog in het product van je inspanningen maar behoudt wel alle strategische en operationele doelstellingen mèt bijhorende acties.
Vb. je zet in op de ontwikkeling en verkoop van 5 producten in plaats van 10.
Mogelijks wijzig je de acties die je aan je operationele doelstellingen verbonden hebt. Zo kan je bepaalde trajecten meer spreiden over de tijd om zo werkdruk te verlagen, of je beperkt projecten in geografische spreiding, of … kortom: je behoudt het grootste deel van je strategisch kader, maar voert wijzigingen door in de acties en indicatoren die je er aan verbond.
Aanpassen doelstellingenkader
Wanneer je in je onderhandeling en overeenkomst echt toegevingen hebt moeten doen, kan het aangewezen zijn om een deel van je doelstellingen te wijzigen of zelfs te laten vallen. Realisme en werkbaarheid zijn sleutelwoorden om die beslissing te begeleiden. Wanneer je voor bepaalde doelstellingen echt geen middelen kan krijgen, moet je jezelf de vraag stellen of het werkbaar en wenselijk is om ze alsnog uit te voeren.
Wanneer je de beleidsnota echt als een werkinstrument hanteert, verdient het aanbeveling om naar versie 2.0 toe te werken. Je medewerkers, stakeholders en jijzelf kunnen maar moeilijk aan de slag met een versie van de nota waarin doelstellingen staan opgenomen die je niet gaat uitvoeren, of waar indicatoren opgenomen staan die je in je overeenkomst verlaagd hebt. In dit geval pas je beter aan, zodat alle neuzen in dezelfde richting staan en iedereen weet waar ie aan toe is.